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Il sistema Documentale

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La consapevolezza di dover progettare una corretta gestione di documenti informatici, dotati o meno di firma digitale, e di integrarla con la gestione dei documenti cartacei, al momento ancora prevalenti per quantità e qualità, ha determinato una prima fase di analisi dell’attuale sistema documentale del Comune di Cuneo. Da tale analisi sono emersi alcuni dati:

  • La parte preponderante dei documenti trattati dal Comune di Cuneo è costituita da documenti cartacei.
  • Il protocollo informatizzato utilizzato non è attualmente in grado di protocollare documenti informatici, registrandone l'impronta.
  • Possono essere prodotti dei documenti informatici (file), dotati di firma digitale (per il momento in possesso del Segretario Generale e del Dirigente del Settore Elaborazione Dati).
  • Vengono ricevute delle e-mail, solitamente sprovviste di firma digitale, che vengono stampate e trattate come documenti cartacei.

Si è ritenuto che l'adozione del Manuale di gestione permettesse di superare i vincoli posti da tale situazione: infatti, ai sensi dell'articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000 , le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un Manuale di gestione contenente la descrizione del sistema di gestione e di conservazione dei documenti e le istruzioni per il corretto funzionamento del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi .

E’ il Manuale di gestione lo strumento che descrive e specifica le modalità di trattamento dei documenti, cartacei e informatici, sulla base della specifica situazione del Comune di Cuneo.

Nel progetto che ha portato alla realizzazione del manuale di gestione, che si allega nel testo integrale, sono state individuate le seguenti soluzioni:

  • Definizione della tipologia e casistica dei documenti
  • Specifica delle modalità di trattamento, dettagliando i casi particolari
  • Attribuzione di un ruolo di primo piano al responsabile del procedimento
  • Ricorso, per il momento, a copie cartacee di documenti informatici, in modo da gestirli analogamente al resto della documentazione.

Quella attualmente in corso deve essere considerata una fase di transizione, durante la quale vengono svolte delle sperimentazioni che consentiranno di individuare nuove soluzioni tecniche ed organizzative.

Si è ritenuto, pertanto, di tracciare nel Manuale le modalità per il trattamento dei documenti informatici, firmati o meno, in modo da avere un testo di riferimento per affrontare i casi concreti che possono presentarsi nella quotidiana gestione documentale; contemporaneamente, si è ritenuto di attivare una fase sperimentale, che sta coinvolgendo il Settore Elaborazione Dati del Comune di Cuneo e alcune Ditte fornitrici di prodotti e servizi informatici

L'obiettivo è il consolidamento dell'infrastruttura organizzativa, la cui analisi progettuale viene messa a disposizione pubblicamente, al fine di raccogliere opinioni e suggerimenti utili al suo miglioramento.

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